職場での電話対応って、本当に緊張しますよね…。
電話をとることに苦手意識を感じる人は、
実はとっても多いんですよ。
でも仕事であるからには、
電話対応もマスターする必要があります。
そこで今回は、新入社員なら知っておきたい、
電話対応でテンパらない方法を紹介します。
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電話対応でテンパるのをどうにかしたい！
オフィスワークをしているなら、必ずと言っていいほど、
電話対応はしなければいけません。
でも、実際に電話が鳴ってそれをとると、
頭が真っ白になって言葉が出てこなくなり、
テンパる若手社員が多いんですよね。
でも別にそれは恥ずかしいことでも、
あなたが劣っているからでもありません。
現代人はメールやLINEなどで連絡を済ませることが多いし、
固定電話を引いていない家庭も多いんですよね。
そのため、電話対応に不慣れで、
実際に見知らぬ人と通話した時に、
しどろもどろになってしまいがちなんです。
私も電話対応がとっても苦手なので、
気持ちがよーくわかります。
電話って、いつ鳴るかわからないし、
その場で適切な受け答えや言葉遣いをしないといけない、
とプレッシャーがかかってしまうんですよね。
ましてやまだ、新入社員なのでしたら、
電話の取り方一つもおぼつかなくたって無理もなしです。
でも、電話対応は訓練すれば、
ちゃんと出来るようになるから安心してくださいね。
電話対応でとっさに言葉が出てこない
電話対応で困るのが、とっさに言葉が出てこなくなってしまうこと。
いきなり先方から、自分の分からないことを質問されると、
答えに詰まってテンパってしまいますよね。
どうしても次の言葉が出てこない時は、
『少々お待ちください、確認してまいります』と言って、
保留にしてしまいましょう。
そして、分からないことは先輩や上司に聞いてみて、
一旦頭の中で伝えるべきことを処理するのが良いでしょう。
ただ、保留が長くなってしまうと、
先方に失礼になってしまうので、
出来る限り早めに通話を再開できると良いですね。
そのためにも、周囲の上司や先輩に、
とことん頼ってください。
ちょっとでも不安なことはすぐに聞いて、
そして先方にそのまま伝えるようにすればいいですよ。
上司や先輩が忙しくしているようで、
聞きに行きづらい、と思う状況もありますが、
新人の報連相をしっかりと受け止めるのも上司や先輩の仕事。
遠慮せず、心配な時は上の人を頼って良いんですよ。
出来れば、上司や先輩に確認した内容は、
メモをとっておくと良いですね。
そうすれば、次にまた同じ内容の電話を取った時に、
スムーズに受け答えが出来るようになります。
ちなみに電話をとったら、必ず先方の名前や会社名、
通話の内容をメモしておくこと。
よくあるのが、先方の名前や会社名、
部署名を聞き逃してしまうことですね。
そこで電話の最後になるべく、
『申し訳ありませんが、改めてお名前と会社名を頂戴できますか？』
と言って、名前を再度聞いておきましょう。
すかさず名前と会社名をメモすれば、
誰から電話があったのかをしっかり記録できますね。
電話対応がうまくなるにはどうすればいい？
電話対応が早く上達するには、
誰かのマネをしてみるのが一番！
仕事ができて周囲への気配りも上手な先輩がいるのでしたら、
その人の電話対応をマネてみましょう。
何事も上の人のマネをするのが大事。
すると次第に、この時はこんな対応をすればいいのか、
というのが見えてきますよ。
また、電話対応の時って、言葉遣いもきちんとしなきゃ、
と思ってしまいますが、慣れるまでは、
完璧なビジネスマナーができなくても全然OK！
これから段々と身に着けていけばいいので、
まずは相手の話をよく聞き、電話対応を1件1件、
何事もなく終わらせるということに全力を尽くしましょう。
そのうち、先輩や上司から、
電話中の言葉遣いなどのアドバイスがもらえるので、
それを参考にしていけば大丈夫です。
全て完璧にこなそうとせず、
必要最低限のことをまずはできるようになりましょう。
まとめ
電話対応はどうしてもテンパってしまいがちですが、
しっかりとメモを取り、頭が真っ白になったら一旦保留して、
とにかく先輩や上司を頼るようにしましょう。
電話対応が上手な先輩をマネてみたり、
最初から言葉遣いなどのビジネスマナーを完璧にこなすのではなく、
最低限の敬語と、電話相手の話をしっかり聞く、
ということを重点的にこなしていくといいですよ。
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